Comment organiser un événement pour la Saint-Valentin ?

En ce début d’année, vous vous posez sûrement la question d’organiser une soirée pour réunir vos collaborateurs, vos clients ou même vos amis. Le mois de Février vous offre un thème sur un plateau d’argent : la Saint-Valentin. Soirée d’entreprise, soirée étudiante, événement associatif : les occasions de se retrouver pour faire la fête sont multiples. Retrouvez quelques conseils pour organiser votre soirée sur le thème de l’amour (avec un grand A).

Choisir un lieu romantique

Le lieu de votre événement est un élément à ne pas négliger. En fonction du format de votre soirée, il y a quelques critères à prendre en compte. En février il fait encore un peu froid, privilégiez donc les lieux couverts et bien isolés. Portez votre attention sur l’acoustique si vous prévoyez un concert, sur la salle principale si vous proposez un dîner, sur le confort si vous souhaitez un événement plus décontracté.

Vous pouvez également chercher un lieu atypique pour vous démarquer. En privatisant un lieu hors du commun, vos invités auront le sentiment de vivre une soirée exceptionnelle dont ils se rappelleront plus longtemps. Par conséquent, ils auront plus facilement tendance à parler de vous. Une verrière remplie de fleurs, un restaurant intimiste, une péniche, les possibilités sont multiples. L’idée pour un événement sur le thème de la Saint-Valentin est de trouver un lieu romantique. Alors décoration romantique, lumière tamisée, roses, canapés confortables, c’est le moment de mettre le paquet !

Pousser le thème de la Saint Valentin au maximum

Que ce soit au niveau de la décoration ou encore du dress code, la Saint-Valentin est le moment parfait pour se lâcher. Bal masqué ou encore code couleur pour les participants : il existe de nombreuses déclinaisons pour célébrer cette soirée de l’amour. Vous pouvez songer à installer des pétales de fleurs sur votre table, par exemple… De quoi plaire aux amoureux ! Le repas est une étape également importante pour cette soirée de la Saint-Valentin. De nombreuses sources d’inspirations sont à votre disposition pour trouver le dîner idéal ! Choisissez une playlist pour l’occasion ou offrez-vous les services d’un groupe de musique pour ambiancer vos invités pendant votre soirée.

Concocter un repas digne de ce nom

Le repas est une étape également importante pour cette soirée de la Saint-Valentin. Célébrer l’amour autour d’une table délicieusement préparée est une tradition intemporelle lors de la Saint-Valentin. Cette journée spéciale mérite un menu qui éveille les sens et captive le cœur.

Commencez par une entrée raffinée, peut-être des huîtres fraîches accompagnées d’une sauce mignonette, ou un tartare de saumon délicatement assaisonné pour émoustiller les papilles. Ensuite, laissez-vous emporter par les saveurs exquises d’un plat principal somptueux tel qu’un filet mignon tendre accompagné d’une purée de pommes de terre truffée, ou une succulente langouste grillée avec une sauce au beurre à l’ail. Pour conclure ce festin en apothéose, rien de tel qu’un dessert divinement chocolaté, peut-être un fondant au chocolat noir avec une touche de framboise, ou une mousse légère au chocolat blanc et fruits rouges. 

Laissez-vous tenté par une coupe de champagne pour célébrez la journée de l’amour ! 

Un menu de la Saint-Valentin, conçu avec soin et amour, pour une soirée qui restera gravée dans les mémoires comme un véritable festin pour les sens et les cœurs complices.

Accompagner la soirée de musique

Choisissez une playlist pour l’occasion ou offrez-vous les services d’un groupe de musique pour accompagner ce moment. 

La musique, langage universel de l’amour, joue un rôle central lors des soirées de la Saint-Valentin. Elle accompagne et amplifie les émotions, tissant une toile sonore qui enveloppe les cœurs.

Que ce soit une douce ballade romantique, des airs jazz ou même des mélodies classiques intemporelles, la sélection musicale pour cette soirée spéciale doit capturer l’essence même de l’amour. 

La musique, en cette Saint-Valentin, devient le fil conducteur d’une soirée, créant des souvenirs mélodieux qui dureront bien au-delà de cette nuit enchantée.

Organiser des activités sur le thème de l’amour

Pour divertir vos invités durant cette soirée sur le thème de l’amour, il existe une multitude d’activités qui peuvent entrer dans le thème de la Saint-Valentin. Voici quelques idées pour vous inspirer :

– Dégustation à l’aveugle : quoi de plus amusant que de se faire bander les yeux pour découvrir des aliments ! Différents chocolats, dégustation de vin, de fruits, les possibilités sont multiples.

Lancer vos invitations

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion de votre événement. Il sera très important de communiquer toutes les informations à vos participants. Le format, le public cible, les ressources internes et votre budget détermineront votre approche marketing. Votre stratégie de ventes dépend également de vos objectifs et de votre cible. Choisissez un logiciel de gestion d’événements assez flexible pour s’adapter à vos besoins.

Posts sur les réseaux sociaux, bannière sur votre site web, stratégie d’e-mailing : utilisez les canaux principaux de votre cible pour être visible.

Assurer les derniers préparatifs avant le jour J

Ici on raisonne de manière plus technique pratique pour vous assurer que tout se passe bien le jour-j au niveau de l’accueil de vos invités.

• – Préparez vos listes de contrôle d’accès en fonction de la configuration de votre événement (contrôle par zone, par date, etc.).
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  – Vérifiez votre matériel. Si vous avez loué du matériel (vente sur place, contrôle d’accès, logistique particulière), vérifiez qu’il fonctionne correctement et n’hésitez pas à vous familiarisez avec celui-ci pour éviter toute perte de temps ou stress le jour-j.
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  – Rappelez quelques informations pratiques à vos participants : les horaires d’ouverture, le programme de l’événement, les informations d’accès ou encore les consignes à respecter sur place. Il est toujours important de guider vos participants avant un événement, notamment avec un mail de rappel !

Prendre les retours des participants après votre événement de Saint-Valentin

Mesurer son succès après un événement, c’est toujours intéressant pour analyser vos perspectives d’évolution !

Généralement, on se base sur deux grands critères d’évaluations pour mesurer ses performances :

• – Des critères quantitatifs pour mesurer la rentabilité. Ici vous prenez en considération le respect de votre budget, le taux d’inscription, le taux de fréquentation, en somme : les résultats chiffrés.
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  – Des critères qualitatifs pour mesurer la satisfaction du public. En prenant le temps de questionner vos participants sur leur expérience, vous récoltez des témoignages essentiels à l’amélioration de votre stratégie et vous mettez plus de chance de votre côté de les retrouver pour un prochain événement. De plus, vos participants pourraient même vous donner de très bonnes idées pour la prochaine édition, il suffit de prendre leur avis grâce à un formulaire.

Ainsi, nous espérons avoir pu vous donner quelques conseils pour organiser une soirée de la Saint-Valentin qui soit exceptionnelle et qui reste en mémoire de tous vos participants !

Depuis 2011, nous accompagnons les organisateurs d’événements dans leurs projets. Nos outils simplifient la gestion d’événement et vous permettent de gagner du temps. N’hésitez pas à venir tester notre plateforme gratuitement pour vous faire un avis.