Pourquoi les partenariats ont un impact fort sur votre événement ?

Aujourd’hui, organiser un événement va bien au-delà de la simple réunion de personnes. C’est devenu un moyen puissant de créer des expériences mémorables, de favoriser les relations professionnelles ou encore de renforcer la présence d’une marque. Dans ce contexte, les organisateurs d’événements reconnaissent de plus en plus la valeur stratégique des partenariats. En effet, ces collaborations s’étendent à des contributions essentielles : que ce soit en termes d’expertise spécialisée, de ressources étendues, ou encore de réseaux influents. Ainsi, on comprend pourquoi le secteur événementiel et ses acteurs ne peuvent ignorer l’importance cruciale des partenariats pour atteindre la réussite de leur projet.

Chaque type de partenaire peut apporter sa contribution

L’organisation d’un événement peut impliquer la collaboration avec divers types de partenaires. Chacun apporte une contribution spécifique à différents aspects de la planification et de l’exécution. Pour faire un choix judicieux de partenaires pour votre événement, il est toujours intéressant d’avoir en tête quelques profils et les intérêts qu’ils peuvent présenter pour votre événement :

Fournisseurs de services événementiels

Ce type de partenariat inclut des entreprises spécialisées dans la fourniture de services spécifiques tels que la location de matériel audiovisuel, la décoration, la gestion de la scène, la sécurité, la restauration, etc.

Sponsors

Les sponsors peuvent apporter un soutien financier en échange de visibilité lors de l’événement. Cela peut inclure des entreprises locales, des marques, des partenaires commerciaux ou des organisations ayant un intérêt dans le public cible de l’événement.

Partenaires médiatiques

Des partenaires médiatiques peuvent contribuer à la promotion de l’événement en fournissant une couverture médiatique, en diffusant des publicités ou en partageant du contenu sur leurs plateformes. En fonction de la portée de votre événement vous pouvez vous tourner vers des médias régionaux, des radios de niche, ou encore les journaux télévisées. Les possibilités sont immenses.

Agences de communication et de relations publiques

Des partenaires spécialisés dans la communication et les relations publiques peuvent aider à élaborer une stratégie de communication efficace pour promouvoir l’événement et à gérer les relations avec les médias. Généralement ce type de partenaires recherche également de la visibilité pour vendre leurs prestations auprès d’autres entreprises.

Intervenants et conférenciers

Pour des événements tels que des conférences, des séminaires ou des forums, travailler avec des intervenants renommés peut attirer un public plus large et renforcer la crédibilité de l’événement.

Organisations caritatives ou à but non lucratif

Collaborer avec des organisations caritatives peut être très intéressant en fonction du sens et des valeurs que vous souhaitez transmettre lors de votre événement. Les événements en partenariat avec des organisations caritatives offrent souvent des opportunités de collecte de fonds, permettant aux participants de contribuer à une cause tout en participant à l’événement. Ce type de partenariat permet d’associer l’événement à une cause louable, renforçant ainsi son impact social et suscitant l’engagement des participants.

Partenaires artistiques et culturels

Pour des événements culturels, collaborer avec des artistes, des groupes musicaux, des galeries d’art ou d’autres entités culturelles peut enrichir l’expérience des participants. C’est, en contrepartie, un bon moyen pour les artistes d’être au contact d’un public intéressé et de présenter leur création.

Quel est l’impact de vos partenaires sur la réduction des coûts ?

Le premier partenariat qui vient généralement à l’esprit concernant l’organisation d’un événement est le financier. En partageant les coûts liés à l’événement, les partenaires permettent souvent de réduire la pression financière. Cela peut inclure des coûts partagés pour la location de locaux, la publicité, le personnel, et d’autres dépenses liées à l’événement.

C’est généralement dans ce cadre que vous lancerez une campagne de recherche de sponsors. Ces partenaires fournissent des ressources financières qui peuvent contribuer de manière significative votre budget. Sans le soutien financier des sponsors, il serait souvent difficile d’organiser des événements de grande envergure.

Profiter de l’expertise de vos partenaires en les intégrant dans votre organisation

Les partenaires peuvent apporter une expertise spécialisée dans des domaines spécifiques de l’événementiel tels que la logistique, la gestion technique, la promotion, ou encore la sécurité. Cela permet de bénéficier de compétences pointues qui optimisent chaque aspect de l’événement.

C’est dans ce cadre qu’on pense aux fournisseurs de services, aux agences de communication, aux artistes, intervenants ou encore à n’importe quelle entreprises partenaire qui contribuera à l’événement avec son expertise. Par exemple, un partenariat avec un producteur local vous permettrait de déléguer la restauration à votre partenaire en échange de la visibilité sur votre événement.

Également, vous pouvez profiter du réseau de contacts de vos partenaires dans l’industrie de l’événementiel. Cela peut inclure des fournisseurs, des sponsors potentiels, des intervenants renommés, et d’autres acteurs clés qui peuvent contribuer au succès de votre événement.

Partenariat et remplissage de votre événement : comment bénéficier de leur notoriété ?

Vous avez plusieurs moyens d’impliquer vos partenaires dans le remplissage de votre événement. Dans un premier temps de manière évidente, travailler avec des partenaires réputés peut renforcer la crédibilité de l’événement. Les associations avec des entreprises ou des organisations bien établies peuvent instaurer la confiance chez les participants, mais aussi d’autres les sponsors et d’autres parties prenantes.

Ensuite, vous pouvez impliquer tous vos partenaires dans la promotion de votre événement pour toucher leurs propres réseaux, clients, et audiences. Cela peut être réalisé par le biais de campagnes marketing croisées, de publications sur les réseaux sociaux, ou d’autres moyens de communication. Pour cela plusieurs solutions s’offrent à vous :

• – fournir à vos partenaires un kit de contenus à diffuser auprès de leur communauté


• – co-créer du contenu comme des articles, des vidéos ou des présentations, qui pourront être partagés pour promouvoir votre événement.

Encore plus simplement, vous pouvez permettre à vos partenaires de diffuser votre billetterie et d’inviter simplement leur communauté à participer à votre événement. Vous pouvez également transmettre à vos partenaires un guichet dédié et ainsi profiter de plusieurs points de ventes sur le territoire.

Finalement sur ce point de nouveau, vous avez tout intérêt à profiter des ressources et de l’expertise de vos partenaires. C’est l’occasion parfaite de mettre en avant des cadeaux, des échantillons, des réductions, ou d’autres incitations qui pourront attirer davantage de participants intéressés par ces avantages. Vos intervenants, conférenciers et artistes partenaires pourraient être impliqués dans la programmation et attirer un public plus diversifié.

Comment gagner du temps sur la gestion de vos partenaires ?

La gestion des partenariats pour votre événement peut vite devenir chronophage. Entre les négociations, l’administratif, le maintien d’une communication régulière, la coordination, la résolution de potentiels problèmes, le suivi… Il faut une organisation irréprochable :

• – La clarification des attentes dès le début.


• – Un échange ouvert et régulier de feedback entre les partenaires pour identifier rapidement tout problème potentiel et le résoudre de manière proactive.

L’objectif n’est pas de tripler votre temps passé à la gestion de vos partenaires, sans quoi c’est une perte de budget considérable. Pour gagner de l’efficacité dans la mise en place et le suivi de vos partenariats, vous pouvez automatiser certaines tâches :

• – Automatisez au maximum vos communications auprès de vos partenaires. Utilisez des outils de gestion de la relation client (CRM) et d’automatisation des tâches pour rationaliser les processus de communication, de suivi des engagements et de collecte d’informations.


• – Créez un kit de communication complet et rendez-le facilement accessible. Plutôt qu’envoyer individuellement à vos partenaires votre logo et les différentes ressources dont ils auront besoin, vous pouvez préparer des modèles de communication standardisés et faire des envois groupés avec des rappels. Vous pouvez facilement aller jusque créer une page dédiée à ces ressources sur le site de votre événement, sur le même principe d’un espace presse. Cela permet d’économiser du temps lors de la rédaction de messages récurrents.


• – Donnez de l’autonomie à vos partenaires sur l’envoi d’invitations auprès de leur communauté. Plutôt que générer des billets au fur et à mesure des demandes de vos partenaires, il vous suffit de leur faire bénéficier d’un quota d’invitations (gratuite ou payante) qu’ils pourront diffuser à leurs contacts.

Lancer une stratégie de partenariat pour votre événement est finalement bénéfique pour les deux parties prenantes. La collaboration avec d’autres entreprises pour créer système gagnant – gagnant ne doit pas être négligé pour l’organisation de vos événements.

Nous souhaitons vous accompagner au mieux dans la gestion de vos événements. C’est pourquoi nous suivons de près les actualités du secteur et ses enjeux. Nous partageons régulièrement du contenu sur les réseaux sociaux, venez nous rejoindre sur Facebook, Instagram et Linkedin !