Comment organiser un événement en plein air ?

Vous prévoyez d’organiser un événement en plein air et vous cherchez les meilleures idées et conseils pour en faire un succès ? Ne cherchez plus, cet article est fait pour vous ! Que vous prépariez un concert, un festival ou une fête en plein air, nous avons rassemblé les meilleures astuces pour vous aider à tout planifier.

Choisissez l’emplacement idéal pour votre événement en plein air

Les événements en plein air présentent de nombreux avantages par rapport aux événements en intérieur. De plus, l’espace extérieur permet généralement d’accueillir un plus grand nombre de personnes, ce qui est idéal si vous prévoyez un événement d’envergure.

Le choix de l’emplacement est donc l’une des décisions les plus importantes que vous devrez prendre lors de l’organisation de votre événement en plein air. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• – Capacité d’accueil : assurez-vous que l’emplacement choisi peut accueillir confortablement le nombre d’invités que vous prévoyez d’inviter.

• – Facilité d’accès : optez pour un emplacement facilement accessible pour vos invités. Idéalement, il devrait être proche des principaux axes routiers et disposer d’un parking.

• – Infrastructures : vérifiez si l’emplacement dispose des infrastructures nécessaires, telles que des toilettes, de l’électricité, de l’eau courante, etc.

• – Conditions météorologiques : tenez compte des conditions météorologiques de la région où se déroulera votre événement. Si vous prévoyez une saison pluvieuse ou alors une canicule, assurez-vous d’avoir un plan de secours.

• – Autorisations et réglementations : renseignez-vous sur les autorisations et les réglementations locales concernant les événements en plein air. Vous devrez peut-être obtenir des permis spécifiques pour votre événement.

Obtenez des permis et autorisations nécessaires

La première étape consiste à se renseigner sur les réglementations locales concernant les événements en plein air. Chaque municipalité peut avoir ses propres règles et exigences, il est donc important de les comprendre et de les respecter.

Vous pouvez retrouver plus d’informations sur les modalités de cette demande et sur l’autorisation nécessaire pour l’organisation d’événements en plein air sur le site du service public.

Ensuite, vous devrez identifier les permis et les autorisations nécessaires pour votre événement. Cela peut inclure des permis pour l’utilisation de l’espace public ou  la vente d’alcool, etc. Renseignez-vous auprès des autorités locales pour connaître les démarches à suivre et les documents à présenter.

Équipements et fournitures essentiels pour les événements en plein air

Lors de l’organisation d’un événement en plein air, il est important de s’assurer que vous disposez de l’équipement et des fournitures nécessaires. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :

1. Tentes ou chapiteaux : si vous prévoyez un événement en plein air, il est essentiel d’avoir des tentes ou des chapiteaux pour abriter vos invités en cas de mauvais temps ou de soleil intense.

2. Scène : pensez bien à louer des structures comme des scènes pour accueillir les artistes, groupes que vous invitez pour animer votre événement en plein air, dans le cadre d’un concert ou d’un festival par exemple.

3. Éclairage : prévoyez un éclairage adéquat pour votre événement en plein air, surtout si vous prévoyez de le prolonger jusqu’à la nuit.

4. Sonorisation : si vous prévoyez des discours, des présentations ou de la musique lors de votre événement, assurez-vous d’avoir un système de sonorisation adapté à la taille de votre lieu surtout dans le cadre d’un concert ou d’un festival.

5. Contrôles d’accès : si votre événement est accessible par le biais d’inscriptions avec billets, vous devez vous munir du matériel adéquat pour accueillir convenablement vos participants et mesurer le remplissage de votre événement.

6. Billetterie en ligne : si vous souhaitez rendre vos entrées payantes ou sur invitations gratuites, n’hésitez pas à faire appel à un prestataire de billetterie en ligne afin de vous aider dans la gestion de vos participants.

7. Toilettes portables : si l’emplacement choisi ne dispose pas de toilettes, vous devrez peut-être louer des toilettes portables pour vos invités. Assurez-vous d’en avoir suffisamment pour éviter les files d’attente et les problèmes de confort.

Organisation d’activités et de divertissements pour votre événement en plein air

Pour rendre votre événement en plein air mémorable, il est essentiel d’organiser des activités et des divertissements adaptés à votre public. Voici quelques idées créatives pour animer votre événement :

• Jeux en plein air : proposez une variété de jeux en plein air pour divertir vos invités. Cela peut inclure des jeux traditionnels tels que la pétanque, etc.

• Spectacles et performances : engagez des artistes locaux pour animer votre événement avec des spectacles et des performances. Cela peut inclure des groupes de musique, des danseurs, des acrobates, des magiciens, etc.

• Animations pour enfants : si vous prévoyez d’accueillir des familles avec enfants, assurez-vous d’avoir des animations adaptées. Cela peut inclure des jeux gonflables, des maquillages, etc.

• Distribution de cadeaux : laissez vos participants rapporter un souvenir de votre événement en leur fournissant quelque chose d’utile qu’ils pourront réutiliser. Vous pouvez envisager de créer des éco-cups, des éventails publicitaires avec votre logo ou encore des totes bags personnalisés.

Assurer la sécurité et le confort de vos participants

Lors de l’organisation d’un événement en plein air, il est de votre responsabilité de garantir la sécurité et le confort de tous les participants. Voici quelques mesures à prendre pour assurer un environnement sûr :

1. Premiers secours : assurez-vous d’avoir un poste de premiers secours bien équipé pour faire face à d’éventuelles urgences médicales. Engagez du personnel médical qualifié pour fournir des soins en cas de besoin.

2. Signalisation : utilisez une signalisation claire pour indiquer les sorties de secours, les zones dangereuses et les zones d’intérêt. Cela aidera à diriger les participants et à prévenir les accidents.

3. Contrôle des foules : si vous prévoyez un grand nombre de participants, envisagez d’embaucher des agents de sécurité pour gérer les foules et assurer la sécurité.

Organiser un événement en plein air peut être un défi, mais avec une planification minutieuse et les bonnes idées, vous pouvez créer une expérience mémorable pour vos invités. Avec ces conseils en main, préparez-vous à organiser votre événement et offrir une expérience inoubliable à tous vos participants.

Depuis 2011, nous accompagnons les organisateurs d’événements dans leurs projets. Nos outils simplifient la gestion d’événement et vous permettent de gagner du temps.