Sounds Like Hell x Yurplan : Quand organisation de concerts et passion du Metal s’entremêlent

Retrouvez le témoignage de Clémentine Develay-Thieux, Fondatrice de Sounds Like Hell productions et Magali Besson Co-Fondatrice de l’association. Elles dévoilent les enjeux qu’elles ont rencontré en tant qu’organisatrices de concerts de Metal mais aussi leurs succès ! Comme d’habitude vous retrouverez 5 précieux conseils, cette fois-ci délivrés par Clémentine, en fin d’article.

Qu’est-ce que c’est Sounds Like Hell ?

Nous sommes une association qui organise depuis plus de 15 ans des concerts de Metal à Lyon, animées par notre passion pour cette esthétique musicale. Nous avons à cœur de représenter toutes ses facettes et de donner une place aux nouveaux talents émergents.

Nous faisons venir des groupes établis à l’international, des groupes français et des groupes montants. L’objectif est d’avoir une programmation diverse et variée pour faire découvrir ce style musical à un public venant non seulement de Lyon, mais aussi du sud de la France, d’Espagne, de Suisse, et parfois même d’Alsace, selon les artistes invités.

Depuis 5 ans, nous avons stabilisé notre organisation à environ 25 événements par an, hors période Covid.

Ce qui nous distingue des autres organisateurs, c’est que nous avons insufflé nos valeurs personnelles dans notre structure. Magali et moi sommes véganes depuis 2016, et nous essayons de proposer au maximum des menus végétariens et végétaliens, de saison, avec des produits locaux quand c’est possible.

Enfin, nous nous efforçons d’être les plus responsables possible, bien que l’événementiel, et en particulier le spectacle vivant, soit une activité énergivore.

Comment ont évolué vos événements ?

Nous avons continué à organiser et boucler des concerts, même pendant le Covid.

Après le Covid, nous avions des événements prévus, mais l’affluence n’était pas du tout au rendez-vous pendant l’année 2022, qui a été une année difficile.Nous avons donc enregistré une baisse de fréquentation par rapport aux années d’avant le Covid.

En 2023, la tendance s’est inversée. Les gens ont semblé comprendre que la vie pouvait reprendre son cours, et ils sont revenus en salle. Il faut dire que nous avons la chance d’évoluer dans une esthétique musicale où le public est extrêmement loyal.

En 2024, nous suivons cette courbe positive, malgré le contexte inflationniste. Nous avons dû, à regret, augmenter le prix de certains de nos concerts, car le coût de la vie et des cachets des artistes ont flambé.

Cependant, nous ne voulons pas exagérer ces augmentations, car nous souhaitons que nos événements restent abordables et accessibles à un maximum de personnes. Notre public est l’un des plus fidèles et assidus en termes de fréquentation de concerts tout au long de l’année.

Nous faisons donc face à ce dilemme : nous voulons que les concerts fonctionnent et attirent du monde, tout en devant rendre nos événements rentables, ce qui nous oblige malheureusement à augmenter un peu le prix des places.

Quelle est la problématique à laquelle vous avez du faire face dernièrement ?

Notre problématique principale est que nous mettons en vente les places de nos concerts sur plusieurs plateformes de billetterie. Nous utilisons principalement Yurplan, mais pour toucher au mieux notre public, nous les proposons aussi sur des plateformes plus classiques et parfois sur celles des partenaires des salles avec lesquelles nous travaillons, car cela fait partie des contrats.

Donc, pour chaque concert, nous nous retrouvons facilement avec au minimum 5 billetteries, parfois 6 ou 7, surtout si nous incluons le Pass Culture.

Notre défi est de recentraliser toutes ces plateformes et de faire en sorte que nos bénévoles puissent scanner les billets de tout notre public facilement à l’entrée des salles, peu importe où les places ont été achetées.

Comment Yurplan a pu vous accompagner pour y faire face ?

On se rend compte que Yurplan est vraiment super pratique. Cela fait déjà plusieurs années que nous utilisons la plateforme Yurplan Pro et elle nous facilite grandement la tâche.

Tous nos bénévoles peuvent facilement télécharger l’application Yurplan sur leur téléphone. Nous avons mis en place des identifiants communs, ce qui permet à n’importe quel membre de notre équipe d’y accéder, de lancer l’application et de scanner les billets sans aucun problème.

Pour nous, c’est un vrai plus en termes de gestion des entrées et de l’accueil du public, car cela rend le processus hyper fluide et simple d’utilisation pour nos bénévoles.

De plus, les conditions d’utilisation de Yurplan sont très concurrentielles par rapport à d’autres billetteries avec lesquelles nous avons travaillé. C’est la raison pour laquelle nous mettons en avant votre plateforme.

C’est vraiment la billetterie vers laquelle nous renvoyons un maximum de personnes, car c’est le système qui nous convient le mieux et que nous souhaitons promouvoir, en plus du fait que Yurplan est une entreprise française, et qui plus est lyonnaise.

Cela permet d’avoir un lien plus humain et personnel par rapport aux grandes entreprises nationales classiques.

Il y a eu aussi, et ça c’est appréciable à travers le temps, de l’écoute. Nous avons pu remonter des problèmes, et le support client a toujours été très réactif à chaque fois que nous avions une problématique. Il y a toujours quelqu’un derrière pour prendre en charge nos demandes ou pour considérer des améliorations possibles.

Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez le plus ?

Le widget

On a mis en place notre site Internet en septembre dernier. Nous avons immédiatement intégré le widget Yurplan, à la fois sur la page principale et sur les pages de chaque concert. Cela nous permet de mettre à jour notre site à chaque annonce de concert et de permettre aux visiteurs d’acheter directement leurs billets sans être redirigés vers un autre lien.

Les intégrations partenaires

Nous utilisons également de nombreuses petites applications qui peuvent être facilement activées. Par exemple Reelax Tickets et Pass Culture. Nous collaborons avec Reelax Tickets depuis plusieurs années et l**’intégration rapide via Yurplan est un vrai plus. Il suffit de cliquer pour lancer la plateforme de revente associée à l’événement.

Le contrôle d’accès et la vente sur place

Nous utilisons l’application Yurplan Pro Entry pour scanner les billets à l’entrée des concerts. Elle permet d’intégrer facilement les billets vendus via d’autres plateformes sur l’interface Yurplan.

J’aimerais aussi parler de notre utilisation du guichet de billetterie sur place. C’est super facile et très intuitif. En se connectant simplement, on peut ouvrir le guichet paramétré en amont, vendre des places en moins de cinq minutes et obtenir un vrai rapport de vente détaillé.

J’ai l’impression que Yurplan est en constante évolution avec de nombreuses améliorations faites en interne et par le biais des organisateurs pour faciliter l’utilisation.

Les 5 Tips de Clémentine pour une organisation de concerts réussie 💪

• – Commencer petit : ne cherchez pas à organiser un événement démesuré dès le début. Il faut bien connaître la scène musicale dans laquelle vous souhaitez vous lancer. Si plusieurs genres se mélangent, assurez-vous de bien comprendre le public du lieu où vous organisez des événements pour prévoir l’affluence possible.

• – Être pragmatique et bien organisé : l’organisation d’événements repose sur des compétences logistiques, de planification, d’anticipation et de gestion financière. Soyez persévérant; le succès et la visibilité ne viennent pas toujours avec le premier événement.

• – Être communicatif : organiser un événement, c’est bien, mais si personne n’en parle, il n’y aura pas de public. Au début, soyez sur tous les fronts et polyvalent. Avec le temps, constituez une équipe spécialisée. La gestion humaine et le travail en équipe sont cruciaux; ce n’est pas un travail solitaire.

• – Être en amélioration continue : ne voyez pas l’échec comme une finalité. Apprenez de vos erreurs pour éviter qu’elles se reproduisent. Chaque expérience vous rendra plus compétent et permettra de fluidifier votre organisation. Investissez du temps, de l’énergie et au début de l’argent, parce qu’on sait combien on va dépenser, mais on ne sait pas combien on va récupérer.

• – Prendre des risques mesurés en étant responsable : soyez prêt à prendre des risques raisonnés et mesurables. Assurez-vous d’avoir une bonne notion des responsabilités qui vous incombent. Vous êtes responsable de ce qui se passe sur place, de la gestion des artistes et du public. Bien que cela puisse sembler amusant, il s’agit d’un travail sérieux avec des responsabilités importantes. Veillez à ce que tout se passe bien et dans les règles.