Conseils aux BDE : Comment organiser un week-end au ski aux étudiants en 5 étapes ?

Vous faites partie d’un BDE et vous souhaitez organiser un événement étudiant pour satisfaire tous vos camarades ? Pourquoi ne pas organiser un week-end au ski ! De nombreux événements peuvent s’organiser, tels que des week-ends d’intégration, mais au vu de la saison, les étudiants adorent partir en vacances au ski profiter de la fraîcheur de la montagne ainsi que de ses beaux paysages enneigés… Et surtout, ils adorent faire la fête pour évacuer la pression de leurs semaines de cours ! Ainsi, nous vous donnerons 5 étapes primordiales pour organiser un week-end au ski hors pair à vos étudiants ! A tous les BDE… Prenez des notes !

1. Établir un budget

Avant de commencer vos recherches, il vous faudra premièrement établir un budget pour prévoir le séjour pour vos étudiants. Les BDE étant des associations étudiantes, nous nous doutons que vous n’avez pas énormément de ressources, et qu’il peut être compliqué de concevoir un tel événement.

C’est pourquoi, vous pouvez vous lancer dans la recherche de partenaires afin de financer certains éléments de votre week-end. En échange de visibilité de votre part, vous pouvez recevoir du matériel de ski pour tous les étudiants, ou encore avoir des petits déjeuners offerts si vous réalisez un partenariat avec une marque de viennoiserie, par exemple. Le champ des possibles est vaste, n’hésitez pas à proposer votre projet à différents acteurs qui pourraient potentiellement vous aidez à financer votre week-end au ski.

A partir de ce moment-là vous aurez votre budget établi ainsi que tous les partenaires de votre événement, vous pourrez décider d’une jauge de participants. En effet, en fonction du budget disponible vous pourrez proposer un certain nombre de places (200 par exemple). L’organisation sera donc plus facile à gérer pour vous et vos participants seront au courant du nombre de places disponibles pour ce séjour.

2. Rechercher une station dans le lieu qui vous intéresse

La deuxième étape qui sera très importante dans l’organisation de votre week-end sera la recherche du lieu de l’événement. En effet, avant de rechercher une station, choisissez un lieu qui correspondra à vos attentes. Réfléchissez notamment au temps de transport qu’il nécessitera pour se rendre sur le lieu du voyage. Une fois que votre lieu est défini, vous pouvez commencer à comparer les différentes stations de ski aux alentours. De nombreux aspects peuvent varier entre plusieurs stations, tels que les prix, mais également les services et activités proposées, les paysages, et la diversité des pistes également.

De plus, il sera intéressant pour vous faciliter la tâche dans la préparation du séjour de choisir une formule tout-en-1 afin d’avoir les mêmes forfaits et les mêmes tarifs pour tous les étudiants participant. Ainsi, vous pouvez même demander un devis pour avoir une idée des tarifs avec la location de matériel ou les remontées mécaniques comprises par exemple. Cela évitera un stress supplémentaire et une possible incompréhension de la part des jeunes étudiants.

3. Trouver le logement ainsi que vos prestataires

Le logement

Une fois votre lieu trouvé, il vous faudra songer au logement où les jeunes pourront dormir. Généralement, vous avez de nombreuses options d’hébergement tels que de nombreux chalets et résidences autour des stations de ski afin de faciliter les accès aux pistes. Cependant, veillez à ce que les établissements soient en capacité d’accueillir tous vos étudiants. De plus, il vous faudra par la suite pensez à répartir tous les étudiants dans des chambres attribuées, ce qui est également important à faire. Cela déterminera le nombre de chambres dont vous aurez besoin, et combien d’étudiants pourront dormir dans la même chambre.

La nourriture et les boissons

Après quoi il sera également intéressant de trouver vos autres prestataires, notamment concernant la nourriture ainsi que les boissons. Il pourrait être important de demander dans un formulaire d’inscription que vous enverrez à vos participants si certains auraient des allergies ou intolérances, afin d’assurer la restauration de tous en toute sécurité. Pour des questions de sécurité et de légalité, assurez-vous également que tous vos participants soient majeurs si vous proposez de l’alcool. De plus, il vous sera intéressant de vous renseigner sur les différentes réglementations concernant la vente d’alcool :

• – Lors d’un week-end au ski notamment, l’association étudiante, donc le BDE, devra informer la mairie de sa présence, et ainsi faire une déclaration de manifestation. Si cette demande de manifestation est approuvée vous pourrez proposez de la vente de boissons catégorie I (boissons non alcoolisées) et catégorie III (bières, vins, cidres et champagnes) : vous n’aurez en effet pas besoin de licence particulière.

• – En revanche, si vous possédez un local dans lequel vous effectuez régulièrement des soirées dans le cadre de votre association : vous pouvez demander une licence permanente. De ce fait, vous obtenez l’autorisation de vente de boissons catégorie I et III. Pour la vente d’alcool catégorie IV il vous faudra demander une autre licence, également appelée “grande licence”.

Ainsi, avec toutes les informations sur vos participants et toutes vos démarches administratives, vous pouvez effectuer vos achats avec vos ressources financières ou avec vos partenaires et sponsors !

Par exemple, il est également possible de voir directement avec les personnes sur le lieu de votre week-end, si il y a de la restauration et un bar avec lesquels vous pourriez éventuellement négocier. En effet, pour la vente d’alcool, vous pouvez discuter notamment des quantités et des prix !

Dans tous les cas rapprochez vous de la mairie de votre lieu pour connaître vos possibilités en terme de ventes d’alcools.

Le transport

Enfin, pensez au transport, donc typiquement, à la location d’un car (qui est l’option la plus rentable). Songez aux différentes places dans un car, et prévoyez donc à l’avance combien de cars vous aurez besoin !

4. Établir un programme d’activité pour le week-end

Lorsque toutes les tâches les plus administratives seront réalisées il vous restera le programme d’activité ! En effet, lorsque vous réalisez un événement, il est essentiel de savoir ce que vous allez prévoir pour vos participants. Ils ne doivent s’occuper de rien et surtout ne pas s’ennuyer… Ce sera votre challenge du week-end !

De ce fait, pour la soirée du samedi notamment, vous pouvez penser à louer les services d’un DJ, plus ou moins connu en fonction de votre budget. Et pour aller plus loin, pourquoi pas instaurer un thème à la soirée !

Vous aurez aussi les activités à ne pas oublier de réserver, telles que des alternatives pour ceux qui ne skient pas : comme des balades en raquette, des cours de snow ou des courses de luges par exemple.

Vous avez la possibilité de gérer ça au sein de l’association, mais si vous avez un budget plus important, vous pourrez faire appel à un prestataire qui se chargera d’organiser toutes vos activités et animations !

Enfin, pour avoir une vision du nombre de participants à chacune de vos activités, vous avez la possibilité de proposer, au moment de l’achat de la place des étudiants, une inscription aux différentes activités. Cette fonctionnalité, vous permettra un gain de temps et ainsi une meilleure organisation.

5. Communiquer régulièrement avant, pendant et après

Enfin, la dernière étape très importante dans l’élaboration d’un week-end au ski, sera la communication.

Avant l’événement

La communication avant l’événement est probablement la plus importante. En effet, celle-ci permettra de diffuser l’information à tous les jeunes de l’école. Toutes les informations nécessaires telles que les dates, les horaires, le lieu ou même ce dont ils auront besoin sur place, sont des choses importantes à communiquer pour rassurer vos participants à propos du séjour.

De plus, au travers de cette communication, vous pourrez faciliter la vente de vos billets et ainsi leur transmettre le lien vers la billetterie en ligne afin qu’ils puissent réserver leur place. Une communication via vos réseaux sociaux semble pertinente !

D’un point de vue plus organisationnel, il vous sera bénéfique de communiquer en amont de l’événement afin d’anticiper tout l’engouement autour de votre week-end au ski, et ainsi pouvoir mesurer ce dont vous avez besoin. En effet, vous pourrez juger de la faisabilité de vos projets et vous aurez une vision plus globale du nombre d’intéressés.

Pendant l’événement

La communication que vous effectuerez pendant le week-end au ski sera bénéfique pour montrer que tout se déroule correctement, que tout se passe bien et que vos étudiants s’amusent et profitent de ce week-end au ski. Cela crée un sentiment de confiance et de crédibilité, pour les étudiants n’ayant pas pu venir ou qui appréhendaient, mais également pour vos partenaires, qui peuvent constater que vous gérez correctement l’événement.

De plus, si vous avez convenu des échanges de visibilité pour vos partenaires, vous devez donc communiquer dessus durant l’événement !

Après l’événement

Pour finir, nous vous conseillons également de communiquer après l’événement, une fois que tout est terminé. Cette étape est importante pour montrer la satisfaction des étudiants et le bon déroulé du week-end. Les retombées viendront en appui à la communication que vous aurez faite pendant l’événement ; cela engendrera de la confiance !

Nous espérons que cet article vous aura aidé dans la mise en place d’un week-end au ski ! Désormais, vous avez toutes les cartes en main, créez de beaux souvenirs à vos étudiants en leur organisant de nombreux événements et faites leur passer les plus belles années de leurs vies !

Depuis 2011, nous accompagnons tous les organisateurs d’événements dans leurs projets, quelque soit la taille de votre événement. N’hésitez pas à venir tester notre plateforme gratuitement, avec une inscription sans engagement, pour vous faire votre propre avis !