Comment simplifier la gestion de vos bénévoles ? Découvrez la solution de Recrewteer

A l’arrivé de votre évènement, la question de votre besoin en bénévoles se pose forcément. L’évènementiel est un secteur qui fait très régulièrement appel au bénévolat pour certaines tâches le Jour J. Montage et démontage, contrôle d’accès, restauration, contrôle des pass sanitaire, nettoyage des infrastructures, point information : en constituant une équipe de bénévoles vous assurez de nombreux postes sans ajouter de rémunération à votre budget. Pour autant, cela demande une grande organisation. Vous devez prêter attention à la bonne gestion de vos bénévoles et une planification précise pour assurer le succès de votre évènement.

La gestion des bénévoles : un véritable casse tête pour les organisateurs d’évènement

La gestion des bénévoles demande une organisation très précise, principalement pour les évènements de grande échelle pour plusieurs raisons :

• Les règles concernant le bénévolat sont très strictes puisqu’il n’y a pas de rémunération. Les heures de travail sont limitées et il faudra prêter attention aux assurances, aux heures de pauses, ect. Il existe des guides du gouvernement pour vous renseigner sur les droits des bénévoles.


• La formation et accueil des bénévoles est chronophage. Pour garantir la réussite de leurs mission vous devez les accompagner et les guider. N’oubliez pas que ces volontaires viennent apporter une aide, ce ne sont pas des professionnels de l’évènementiel. Le temps de formation est donc capital, vous ne pouvez pas laisser vos équipes sans instructions claires.


• Il faut une bonne intégration des volontaires à votre équipe et à vos valeurs. L’idée ici est de s’assurer que les bénévoles trouvent du sens à s’engager dans votre évènement, se sentent bien intégrés au reste du groupe et se sentent reconnus pour leur rôle. Pour cela, il faut faire fonctionner le collectif avec une communication efficace et valorisante.

Entre le recrutement, l’organisation des planning, l’attribution des rôles ou encore la diffusion d’information, la gestion des bénévoles prend un temps considérable et peut être une source de stress pour les organisateurs d’évènements. Pourtant, les bénévoles sont indispensables au bon déroulement de votre évènement à moindre coût. Il suffit de bien s’organiser pour que tout se passe au mieux.

Recrewteer : une solution qui simplifie la gestion des bénévoles pour les organisateurs d’évènement

Recrewteer a été créé pour répondre à ce constat. C’est une solution développée en collaboration avec des organisateurs d’évènement pour réellement comprendre leur besoin concernant la gestion des bénévoles. Cette plateforme en ligne vous permet de maîtriser tous les points de contacts avec votre équipe.

A l’aide de formulaire, l’inscription à l’équipe de votre évènement est bien plus rapide et facile pour les futurs bénévoles. Pas besoin de créer de compte, il suffit de remplir les informations qui vous semblent indispensable pour les affectations directement depuis votre site internet.

L’affectation de postes et la création de planning est simplifiée. Grâce aux réponses de vos futurs bénévoles au formulaire, le module de matching vous propose des affectations automatiques en fonction de leur disponibilités et de leurs compétences. Vous avez ainsi une vue d’ensemble sur le planning et sur la répartition de vos bénévoles.

La gestion de la communication se fait aussi directement à partir de la plateforme. Vous pouvez envoyer toutes les informations essentielles à vos bénévoles par mail ou Sms pour les guider dans leurs missions. Et si vous recontactiez votre équipe pour l’édition suivante ? Vous en profitez pour fidéliser vos équipes. Si vos bénévoles ont eu une bonne expérience en travaillant pour votre évènement, ils seront plus susceptible de revenir vous donner un coup de main. La formation sera plus rapide lors de leur deuxième participation.

Une vision et des valeurs commune avec Yurplan

Nous sommes ravis de vous présenter une solution qui correspond complètement aux valeurs essentielles de Yurplan. Avec Recrewteer, les données de vos bénévoles vous appartiennent, elles ne sont en aucun cas partagées avec d’autres organisateurs. La plateforme ne propose pas de mise en relation, mais bien la simplification de l’inscription.

La solution est distribuée en marque blanche. Recrewteer est complètement invisible aux yeux de vos bénévoles. Les formulaires d’inscription et les communications sont entièrement personnalisables à l’image de votre évènement.

La vocation de Recrewteer est de proposer une solution simple d’utilisation et qui s’adapte aux besoins de votre évènement. Evènement sportif, festival, concert, marathon … quelque soit la taille de l’évènement la gestion des bénévoles ne sera plus un casse tête.

« Nous avons développé Recrewteer en étroite collaboration avec plusieurs organisateurs d’évènement afin de répondre idéalement à leurs besoins et leurs attentes en matière de gestion de bénévoles. L’élaboration du programme bénévole est toujours un travail fastidieux et complexe qui demande beaucoup de temps et d’énergie à l’organisateur. Nous essayons de ce fait de faciliter la vie des organisateurs avec notre solution intuitive et simple d’utilisation. Notre objectif est de conserver cette dimension humaine car c’est véritablement ce qui motive un bénévole à offrir de son temps.”

Pour en savoir plus sur cette solution, n’hésitez pas à consulter leur site web.