Comment faire face au phénomène du no-show dans vos événements ?

Le phénomène du no-show est un comportement qui a pris de l’ampleur ces dernières années. Il peut être causé par la paresse, l’oubli… Il est très connu dans les restaurants ou dans les hôtels qui en ont beaucoup souffert. Malheureusement, il n’épargne aucun secteur à présent, notamment l’événementiel. Chaque organisateur à déjà fait face à des absences de participants inscrits et qui le jour J, ne se présentent pas.

Dans cet article, nous vous donnons quelques solutions pour diminuer le nombre de participants absents à votre événement.

Le no-show : qu’est-ce que c’est ?

Chez les restaurateurs ou dans les hôtels, on parle de no-show lorsqu’un client n’honore pas la réservation d’une table ou bien d’une chambre, sans prévenir l’établissement en question.

Ce phénomène est similaire dans l’événementiel. Il signifie qu’un participant inscrit ne s’est pas présenté le jour de l’événement et n’a pas prévenu l’organisateur qu’il souhaitait annuler son inscription. Ceci est valable pour les rassemblements en présentiels comme en ligne.

Pour obtenir le taux de no-show de votre événement, il suffit de diviser le nombre de participants qui ne se sont pas présentés par le nombre de participants total.

Les conséquences du no-show sur un événement

L’effet du no-show peut très vite être dévastateur. Organiser un événement demande des ressources significatives, une certaine rigueur et beaucoup de temps. Il est très décevant de constater un fort taux de no-show quand tant d’efforts ont été fournis pour que l’événement soit parfait.

Cela engendre du gaspillage de ressources avec par exemple : une salle trop grande pour le nombre final de participants, vous auriez pu louer une salle plus petite et faire des économies. Les repas et boissons commandés et réglés pour satisfaire l’appétit de tout le monde, la réservation dans un restaurant ou la location d’un service traiteur parfois pas nécessaire…

Qu’est-ce qui cause ce phénomène ?

Il y a de nombreuses autres raisons qui peuvent expliquer les no-shows lors de votre événement :

• – Impératif de dernière minute ;

• – Manque de motivation : ceci est généralement dû à l’horaire ou le lieu choisi ;

• – Manque de communication : par exemple si les informations pratiques liées à votre événement sont difficilement accessibles, ou si elles sont communiquées trop tard ;

• – Tout simplement un oubli.

Actuellement, il est également possible que le public reste frileux aux rassemblements, notamment face aux alertes attentats récentes. Depuis l’attaque à caractère terroriste qui s’est produite à Arras le 13 septembre 2023, la Première ministre a décidé d’élever la posture VIGIPIRATE sur l’ensemble du territoire. Cela oblige, les organisateurs de renforcer la sécurité du lieu de leur événement.

Comment y remédier ?

Le no-show est un phénomène qui se repend et qui peut parfois être difficile de contrôler. Nous vous donnons quelques conseils pour le limiter au maximum et diminuer vos pertes de ressources.

Envoyer les informations importantes de votre événement

Assurez-vous que les informations concernant votre événement, soient correctement transmises à votre participant une fois son inscription finalisée. Mettez en évidence votre site web, la localisation et comment s’y rendre, les horaires, les conditions d’accès… Cela peut contribuer à la baisse du taux de no-shows.

Promouvoir votre événement sur tous vos canaux

Vous ne pouvez pas faire l’impasse sur la promotion de votre événement. Que ce soit sur les réseaux sociaux, par mail, sur votre site web, dans la presse : il faut faire parler de vous un maximum avant le Jour J.

Ceci aura un double effet : assurer le remplissage de votre événement et faire office de rappel pour les participants qui auront déjà leur billet.

Envoyez des messages ciblés dans les semaines qui précèdent votre événement et augmenter la fréquence de communication au fur et à mesure que le jour j approche.

N’hésitez pas à mettre en avant des choses positives qui rassureront vos participants et leur donneront envie de venir, voici quelques conseils sur quoi communiquer :

• – La mise en place d’une sécurité renforcée ;

• – Vos actions responsables et éthiques en faveur de la planète ;

• – Un plan bien détaillé et imagé avec une bonne signalétique ;

• – Les activités prévues et des exposants présents le jour J ;

Demander à vos partenaires de communiquer sur votre événement

N’hésitez pas à multiplier la communication de votre événement en demandant à vos partenaires ou vos exposants de communiquer sur leurs propres canaux. Cela peut encourager les réservations de dernière minute et au passage donner un rappel supplémentaire.

Relancer vos participants, même le jour J pour éviter le no-show

Afin de vous assurer de la venue de vos participants, n’hésitez pas à envoyer des rappels. Plusieurs solutions existent comme la programmation d’envoi de mails automatique avant, mais aussi pendant votre événement.

Dans ce cadre, l’utilisation d’un CRM est très avantageuse. Vous ciblez une campagne sur l’audience “ne s’est pas présenté à l’événement” lié à votre outil de contrôle d’accès.

Dans ce mail, rappelez-leur que votre événement commence aujourd’hui, et ajoutez au message le planning de la journée, en spécifiant qu’il est toujours possible de se présenter et dans le cas contraire, d’annuler leur réservation.

Sur les réseaux sociaux, vous pouvez poster des photos en temps réel pour donner envie aux no-shows de vous rejoindre. N’hésitez pas à glisser des phrases de rappel comme “À la semaine prochaine”, “J-2 avant qu’on se retrouve”, “Êtes-vous prêts pour samedi ?”.

Personnaliser votre communication

Avant l’événement

En cas d’annulation, n’hésitez pas à contacter les personnes qui ont décliné votre invitation. Il est intéressant de connaître leurs raisons, afin d’adapter votre communication s’il s’agit d’un manque d’informations, de moyen de transport, d’accessibilité… S’il s’agit d’un spectacle, assurez-vous qu’ils comprennent qu’en cas d’absence ils seront remplacés par une personne figurant sur la liste d’attente.

Après l’événement

N’hésitez pas à remercier les participants qui sont venus à votre événement ! Vous pouvez également communiquer auprès de ceux qui ne se sont pas présentés et qui ne vous ont pas prévenus. Créez ensuite des messages sur mesure pour chacun de ces groupes.

N’hésitez pas à leur transmettre des formulaires, afin de connaître véritablement la raison de leur absence. Vous pouvez également faire une enquête de satisfaction auprès des personnes présentes, afin d’améliorer l’expérience client pour votre prochaine édition.

Mettez en avant votre liste d’attente

C’est une solution, si vous en possédez une, n’hésitez pas à la mettre en avant ! Montrez que votre événement suscite de l’intérêt et à quel point c’est une chance d’avoir une place dans votre événement. Face à cela, les participants auront le sentiment qu’il s’agit d’un événement exclusif et ils prendront l’opportunité d’y assister de nouveau s’ils ne se présentent pas à celui-ci.

Adapter la jauge de votre événement

Si la baisse de fréquentation est significative, c’est un élément à prendre en compte lors de l’organisation de votre événement. Il s’agit alors de revoir vos objectifs de fréquentation.

Adaptez votre capacité d’accueil et votre budget pour limiter les conséquences et les mauvaises surprises. Pour cela, vous pouvez décider de réduire la jauge en imposant un quota. Généralement, le fait d’obtenir un billet pour un événement à jauge limitée incite les participants à s’y rendre. En effet, face à cela, le sentiment d’exclusivité et de privilège est ressenti chez notre participant ce qui peut réduire le no-show.

De plus, il y aura également un effet bénéfique sur le remplissage de votre événement. Ceux qui n’auront pas eu la possibilité de faire leurs réservations de billets auront tendance à se renseigner pour s’assurer une place à l’édition suivante.

Choisir une date stratégique

Vous devez choisir la date parfaite et l’horaire qui convient, en fonction des disponibilités de votre cible et du temps que demande la gestion de votre événement.

Pour commencer, vous devez prendre en compte les événements importants qui peuvent avoir lieu à la même période. Événements concurrents, ponts, événements sportifs majeurs, manifestations … : ils peuvent augmenter votre taux de no-show.

Lors des premières étapes de votre organisation, vous devez être stratégique pour mettre toutes les chances de votre côté. Vous pouvez également mettre en place un ajout automatique de votre événement sur leur calendrier par exemple.

Proposer le replay pour vos événements en ligne

Si vous avez opté pour un format en ligne, il faut savoir que la quantité des no-shows peut être particulièrement élevée. Une bonne manière de contourner l’absentéisme de vos clients est de proposer une solution replay de votre événement après sa diffusion.

Jouez la carte de la transparence

Certaines personnes n’imaginent pas toujours tout ce que demande une organisation d’événement, alors montrez l’envers du décor !

Le fait de dévoiler la gestion de votre organisation, votre investissement, les moyens que vous mettez en place, les activités que vous organisez et comment vous les organisez peut tout de suite donner envie aux invités de récompenser ces efforts.

N’hésitez pas à les faire participer, laissez-les vous aider à faire des choix, suggérer des idées, c’est un bon moyen de créer chez eux un véritable sentiment d’appartenance.

Nous souhaitons vous accompagner au mieux dans la gestion de vos événements. C’est pourquoi nous suivons de près les actualités du secteur et ses enjeux. Nous partageons régulièrement du contenu sur les réseaux sociaux, venez nous rejoindre sur Facebook, Instagram et Linkedin !