Comment fonctionne un logiciel de gestion de la relation participants ?
Les organisateurs d’évènements sont encore nombreux à tenter d’atteindre leur public sans réellement le connaître. Des choix inappropriés peuvent découler de ce manque de connaissance et conduire à des investissements inutiles et au désintérêt des participants. Pourtant, différents outils de gestion de relation avec les participants sont aujourd’hui accessibles aux organisateurs d’évènements. Le CRM, ou Customers Relationship Management (“gestion de la relation client”), désigne les outils stratégiques visant à approfondir la connaissance du public et à entretenir des relations personnalisées avec chacun d’entre eux. Les données nécessaires à cette bonne relation sont majoritairement collectées via des formulaires qui sont donnés à remplir aux participants, du formulaire d’inscription au questionnaire de satisfaction. Ces données sont devenues indispensables à la prise de bonnes décisions. Correctement exploités, les outils de CRM permettent à l’organisateur d’atteindre son public de façon qualitative et de lui proposer une offre évènementielle adaptée.
Constitution d’une base de données avec des contacts qualifiés
Le recueil d’informations sur les participants permet à l’organisateur de se constituer une base de données de contacts qu’il pourra exploiter pour promouvoir ses prochains évènements de manière personnalisée.
Grâce aux logiciels de CRM, l’organisateur peut rassembler toutes les données déclaratives qu’il aura recueillies lors de l’inscription des participants à l’évènement. Ces données lui sont utiles, car elles permettent de qualifier chacun de ses participants de manière individuelle et par la suite le contacter.
L’organisateur a également la possibilité de collecter certaines données comportementales sur ses participants, comme sa fréquence de sortie à des évènement, ou encore le type d’évènements qu’il affectionne.
Une fois l’évènement terminé, l’organisateur peut choisir de soumettre un questionnaire de satisfaction à ses participants. Les réponses obtenues via le questionnaire de satisfaction pourront s’ajouter aux données récoltées lors de l’inscription afin de compléter la base de données avec les retours d’expérience de chacun des participants. Certains logiciels de CRM offrent également la possibilité à l’organisateur d’ajouter des contacts externes afin d’accroître sa base de données.
Enfin, pour bénéficier d’une connaissance globale sur ses contact, l’organisateur peut choisir d’utiliser le cashless. Le cashless est un système de paiement dématérialisée qui permet à l’organisateur de recueillir les données liées à la consommation du participant.
Outre la proximité et la connaissance du public qu’elle permet d’acquérir, la centralisation de toutes les données au sein du CRM, contribue à simplifier la relation avec les participants en automatisant la gestion des contacts.
Amélioration de la connaissance de son public
Les acteurs de l’évènementiel doivent aujourd’hui faire face à une concurrence grandissante, et s’adapter à l’évolution des attentes des participants. L’un des principaux axes d’amélioration repose sur la connaissance du public et sur la relation entretenue avec lui. Grâce aux données recueillies par les formulaires, l’organisateur détient toutes les informations utiles à son échelle, et vérifiées car directement renseignées par les participants. Ces informations peuvent aller des plus simples comme l’âge, le sexe, l’adresse mail, aux plus pointues comme la boisson préférée ou les activités qu’il aime pratiquer ; elles permettront à l’organisateur d’affiner par la suite son ciblage en fonction de certains critères pour la promotion de ses prochains évènements. Cette division du public conduit l’organisateur à personnaliser son discours commercial et à se distinguer en proposant une expérience fondée sur les centres d’intérêt de chacun. S’il souhaite obtenir des conclusions viables, l’organisateur se doit d’analyser les données collectées en tout objectivité. Afin d’améliorer la qualité des résultats obtenus pour par la suite prendre la meilleure décision possible, il est nécessaire de croiser différents critères.
Face à un public de plus en plus sollicité et exigeant, l’élaboration d’une offre pertinente constitue un avantage compétitif majeur dans le secteur évènementiel.
