Un des facteurs clés de la réussite de votre salon : vos exposants !
Organiser un salon ne se limite pas qu’à attirer des visiteurs. La réussite de votre salon réside également dans la qualité et la diversité de vos exposants. Ces partenaires apportent une dynamique à votre événement, mais pas que. Ils jouent également un rôle majeur dans la promotion, la notoriété et le chiffre d’affaires de votre salon. On vous explique dans notre article pourquoi il est important de bien sélectionner vos exposants et comment les “recruter”.
L’intérêt d’avoir des exposants à votre salon
Attirer un public large et diversifié
Les exposants sont souvent la raison principale de la venue de vos visiteurs. Que ce soit pour découvrir de nouveaux produits, obtenir des conseils de professionnels ou juste échanger avec des experts.
Plus les exposants sont variés et alignés avec les attentes des visiteurs, plus vous maximisez la portée de votre salon en attirant et touchant un public large et diversifié.
Améliorer la notoriété du salon
La participation d’exposants de renom renforce la crédibilité de votre salon. Si vous réussissez à attirer des marques reconnues ou des entreprises / associations innovantes vous améliorerez la visibilité et l’image de votre événement.
Les exposants peuvent même devenir de véritables ambassadeurs de votre salon, contribuant ainsi à son rayonnement.
Générer des revenus
Les exposants peuvent constituer une source de revenus pour les organisateurs : via la location de stands, les partenariats ou encore du sponsoring.
De plus, il peut arriver que ces derniers investissent dans des services complémentaires, comme des animations, des conférences ou des promotions exclusives. Ce qui contribue à l’essor financier de l’événement.
Promotion de votre événement par le biais des exposants
En communiquant sur leur participation à votre salon, les exposants vous aident à promouvoir l’événement. Vous bénéficiez de leurs propres canaux de communication (réseaux sociaux, newsletters, flyers, ect.), ils atteignent un public de visiteurs que vous n’auriez peut-être pas touché. Ce qui augmente la visibilité et le remplissage de votre événement.
Comment trouver des exposants pour votre événement ?
Cibler des exposants en adéquation avec le thème de votre salon
Commencez par sélectionner des exposants pertinents par rapport au thème et l’objectif de votre salon pour avoir une cohérence globale. Assurez-vous que les produits ou services proposés par les exposants intéressent votre public.
Priorisez les entreprises ou associations ayant une bonne réputation et qui proposent des produits/services qualitatifs pour offrir une expérience vraiment enrichissante à vos visiteurs.
Réseauter et exploiter vos relations
Les relations jouent un rôle clé alors n’hésitez pas à vous en servir :
- Utiliser vos contacts existants : Approchez les entreprises avec lesquelles vous avez déjà collaboré pour leur proposer de participer de nouveau à votre salon.
- Solliciter les références des exposants actuels : Ceux qui ont déjà participé peuvent vous aider à recruter de nouveaux exposants en recommandant votre événement à leurs partenaires ou clients.
- Collaborer avec des associations professionnelles : Elles disposent souvent d’un réseau d’entreprises intéressées par les opportunités d’exposition.
Ayez les bons arguments : Qu’est-ce qu’ils gagnent à participer à votre salon ?
Mettez en avant les avantages
Pour que vos exposants acceptent de participer à votre salon vous devez dès le départ leur exposer les avantages qu’ils en retireront.
Par exemple, le fait qu’ils pourront accéder à un public qualifié, plus large, ce qui augmente leurs chances de générer des leads.
En plus des opportunités de réseautage, les exposants bénéficient également d’une visibilité médiatique et ont l’occasion de faire du chiffre d’affaires en testant ou vendant directement leurs produits / services.
Présenter des stats chiffrées
Les chiffres peuvent jouer un rôle décisif et apporter de la crédibilité à votre argumentation. Si vous avez organisé des éditions précédentes, n’hésitez pas à partager vos chiffres clés comme le nombre de visiteurs, d’exposants, leurs profils, le CA généré…
Vous pouvez préparer une brochure ou une présentation qui décrit en détail les opportunités à devenir un exposant pour votre salon, les espaces disponibles à louer, les différentes options de participation…
N’hésitez pas à compléter cela avec un portfolio des éditions passées, avec des témoignages et des photos, pour rassurer les exposants potentiels.
Offrez des options flexibles
Afin de répondre à différents budgets et besoins, nous vous conseillons de proposer plusieurs niveaux de participation. Cela inclut des stands de différentes tailles, des options de sponsoring, ou encore des opportunités d’animation.
L’objectif est de rendre l’événement attractif, même pour des entreprises ayant des petits budgets.
Les exposants n’ont qu’un seul but : rentabiliser leur participation, récolter un maximum de leads et générer du chiffre d’affaires.
Intégrez-les dans le remplissage de votre événement
Les exposants disposent souvent de bases de données importantes de clients et contacts. Profitez de cette ressource en leur offrant des invitations à distribuer, sous format numérique pour plus d’efficacité. Cela augmente non seulement le remplissage, mais garantit aussi que les visiteurs ciblés correspondent aux attentes des exposants.
Gagnez du temps sur la gestion de vos exposants
La gestion des partenariats pour votre événement peut vite devenir chronophage. Entre les négociations, l’administratif, le maintien d’une communication régulière, la coordination, la résolution de potentiels problèmes, le suivi… Il faut une organisation irréprochable :
- – La clarification des attentes dès le début.
- – Un échange ouvert et régulier de feedback entre les partenaires pour identifier rapidement tout problème potentiel et le résoudre de manière proactive.
L’objectif n’est pas de tripler votre temps passé à la gestion de vos partenaires, sans quoi c’est une perte de budget considérable. Pour gagner de l’efficacité dans la mise en place et le suivi de vos partenariats, vous pouvez automatiser certaines tâches :
- – Automatisez au maximum vos communications auprès de vos partenaires. Utilisez des outils de gestion de la relation client (CRM) et d’automatisation des tâches pour rationaliser les processus de communication, de suivi des engagements et de collecte d’informations.
- – Créez un kit de communication complet et rendez-le facilement accessible. Plutôt qu’envoyer individuellement à vos partenaires votre logo et les différentes ressources dont ils auront besoin, vous pouvez préparer des modèles de communication standardisés et faire des envois groupés avec des rappels.
- – Donnez de l’autonomie à vos partenaires sur l’envoi d’invitations auprès de leur communauté. Plutôt que générer des billets au fur et à mesure des demandes de vos partenaires, il vous suffit de leur faire bénéficier d’un quota d’invitations (gratuite ou payante) qu’ils pourront diffuser à leurs contacts.
Prenez le temps d’accompagner vos exposants
Tous les exposants ne sont pas familier aux nouvelles transitions digitales et aux nouveaux outils événementiels. Assurez un suivi régulier, offrez des solutions pour maximiser leurs chances de réussite, et restez à l’écoute de leurs besoins.
En construisant une relation de confiance, vous garantissez non seulement leur satisfaction, mais aussi leur retour pour les prochaines éditions de votre salon !
En résumé, les exposants sont un pilier fondamental pour la réussite de votre salon. En les sélectionnant avec soin, en leur offrant les outils et les services adéquats, et en les accompagnant tout au long de l’événement, vous assurez non seulement leur satisfaction, mais aussi la pérennité et la réputation de votre événement.
Découvrez comment d’Hélène de Tayrac, présidente du Salon de la Plongée s’occupe de ses exposants et de leurs envois d’invitations ↓
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